La définition du processus achat :
Voici la définition, partagée dans beaucoup de publications, du processus achat : il s’agit de l’ensemble des opérations qui permettent à une entreprise de disposer des biens et services nécessaires à son activité .
Pourquoi, me direz-vous, dans ce cas ne pas l’appeler processus d’approvisionnement ? Et vous avez raison !
La définition que je vous ai reprise a le mérite d’être claire et d’aller directement au but. Toutefois, elle ne mentionne pas toute la plus-value apportée par la fonction « achat ». Certains ont d’ailleurs choisi d’appeler ce processus "achat approvisionnement".
Les statistiques indiquent très régulièrement qu’en moyenne, les achats, dans une entreprise représentent plus de 50% du chiffre d’affaire. J’en rencontre beaucoup pour lesquelles ce chiffre est de l’ordre de 80%.
D’où la prise de conscience de leurs dirigeants qui invariablement expriment leur volonté de réduire leurs dépenses afin de dégager de la trésorerie, d’améliorer leurs résultats et finalement d’être plus compétitifs.
La première solution consiste à acheter moins, en réduisant ou en optimisant les stocks par exemple.
Une fois mise en œuvre, il devient impératif de travailler sur les dépenses et de répondre à la question : « comment réduire les coûts ? »
Les méthodes pour réduire les coûts
Il existe plusieurs façons de réduire les coûts :
- Vous pouvez renforcer la pression sur les prix en accentuant la mise en concurrence via des actions de sourcing et en durcissant la négociation lors des appels d’offre. Cette méthode du "cost killer" a fait ses preuves. Elle est a aussi montré ses limites et devient plus difficile à appliquer sur certains segments d’achat actuellement du fait d’un contexte économique plus favorable aux fournisseurs.
- Vous pouvez réaliser une cartographie des achats (cf article sur la cartographie des achats). Selon la catégorisation des achats et l’analyse du panel fournisseur concerné, les actions à mener seront identifiées et priorisées. Il peut s’agir, par exemple, de standardiser ses achats en réduisant le nombre de références utilisées ou d’utiliser l’effet de volume en réduisant le nombre de fournisseurs pour une typologie de produits.
- Vous pouvez auditer le processus achat afin d’identifier les pistes d’amélioration de celui-ci. Cette dernière démarche est loin d'être simple quand on est le nez dans le guidon, happé par son quotidien . Cela demande du temps et de l’énergie. Et pourtant cet audit est tellement révélateur des gains de productivité potentiels.
Description du processus achat
Dans les structures importantes, il implique non seulement les acheteurs, mais aussi les prescripteurs, opérationnels, comptables, contrôleur de gestion, contrôleur qualité… Il s’agit d’un processus transverse . Il est présent dans toutes les organisations, quel que soit le type d’achat.
Le processus achat est constitué de plusieurs étapes 5 ou 6 selon les publications sur le sujet, en voici une description en 6 étapes:
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L’expression du besoin
Elle se doit d’être soignée, travaillée de manière efficace et précise afin de constituer une base solide permettant un achat efficace. Elle comprendra une analyse de l’adéquation entre le besoin et le panel fournisseur et sera complétée le cas échéant par un sourcing.
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L’acte d’achat
Selon le contexte juridique dans lequel évolue l’acheteur il est plus ou moins codifié. Toutefois, la règle admise par tous, permettant d’obtenir les meilleurs prix est, bien sûr, la mise en concurrence. La stratégie d'achat retenue sera déterminante sur le résultat.
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L’analyse des offres
Elle permet une sélection efficace des fournisseurs aptes à fournir ou réaliser le produit faisant l’objet de l’appel d’offre au meilleur prix. La grille d’analyse des offres se devra d’être simple et efficace tout en restant impartiale.
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La négociation
Cette étape n’est pas forcément présente dans les procédures d’appels d’offre de marchés publics. Ce qui nécessite pour les acheteurs concernés d’encore plus travailler et anticiper les étapes précédentes.
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La contractualisation
Il s’agit d’aboutir à la signature de la commande, du contrat ou du devis. Il s'agit de la concrétisation de l'achat.
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Le suivi du contrat dans sa réalisation
La formalisation d’un retour d’expérience factuel viendra enrichir l’expression du besoin d’un futur achat. L’écoute du fournisseur est un plus car elle permet la prise en compte de ses remarques ou suggestions d’amélioration, voire d’innovation.
Auditer le processus achat, oui mais comment ?
Avant de se lancer dans un audit sur le processus achat, il est nécessaire de définir clairement son objectif.
Tout dépendra d’un diagnostic préalable établi par l’organisation concernée.
S’agit-il de pister les réductions de coûts internes car les délais de contractualisation sont trop longs ?
Certaines demandes d’achat sont-elles traitées dans l’urgence au mépris des prix obtenus ?
Constate-t-on une hausse des achats en gré à gré hors processus de mise en concurrence ?
Vous l’aurez compris, les questions déclenchant un audit du processus achat peuvent être très différentes et nombreuses. Elles donneront à l’audit une orientation plus précise et permettront à celui-ci d’être efficient.
Les réponses à ces questions seront elles aussi variées et permettront de décider d’actions correctives.
Vous faire aider par un consultant vous apportera un regard extérieur expérimenté et pourra vous faire gagner du temps !