fiche méthodologique

Réaliser une cartographie des achats

Pour réaliser une cartographie des achats une organisation en mode projet est conseillée. Voici les différentes étapes à respecter afin d’optimiser sa réalisation.

  1. Identifier les données à collecter et les interlocuteurs

Identifier les informations dont vous aurez besoin pour la réaliser ainsi que les interlocuteurs que vous aurez à solliciter pour les obtenir. Vérifier auprès d’eux la qualité des données, la procédure à suivre pour les obtenir et les délais correspondants. Si c’est possible faites cette collecte sur plusieurs années (l’idéal étant 3 ans).

Vous pourrez être amenés à demander ces informations à vos fournisseurs afin de vérifier la cohérence des éléments que vous aurez collectés.

Exemples d’informations à  collecter a minima:

  • Service ou site émetteur des commandes (référence unique)
  • Nom du fournisseur
  • Siret du fournisseur et /ou numéro unique
  • Référence (numéro) de la commande et/ou du marché voire du devis
  • Montant de la commande en € HT
  • Date de la commande
  • Désignation de la commande et si possible des articles avec quantités correspondantes
  • Référence des factures correspondant à la commande
  • Montant HT de chaque facture

2.Préparer l'outil informatique

Choisissez l’outil informatique que vous utiliserez (le plus simple : excel) et paramétrez-le.

  1. Collectez les données

La collecte des données est une étape minutieuse qui nécessite beaucoup de rigueur. Demandez à vos interlocuteurs de compléter leurs données en parallèle afin de gagner du temps et de préserver leur caractère confidentiel.

Consolidez votre fichier final en réalisant des contrôles de cohérence.

  1. Segmenter vos achats

L’analyse des données que vous aurez collectées vous permettra de segmenter vos achats.

Voici un exemple de segmentation que l’on retrouve classiquement :

  • fournitures de bureau et bureautiques
  • matériel et logiciels informatique
  • matières premières
  • mobilier de bureau
  • énergie
  • assurances
  • véhicules
  • carburant
  • vêtements image de marque,
  • outillage
  • équipement de sécurité du personnel
  • formation
  • restauration
  • voyages
  • hôtellerie
  • gestion des déchets

Deux familles d’achats sont généralement identifiées : les achats directs (ceux qui servent à la production) et les achats indirects (ceux qui servent aux services généraux).

Dans ces familles, vous pourrez, selon le cas, regrouper des segments par catégorie.

Par exemple, vous pourriez regrouper les vêtements image de marque, l’outillage et l’équipement de sécurité du personnel dans la catégorie équipement du personnel dans la famille achats indirects. Tout dépend de l’activité de votre organisation.

Vous pouvez aussi sous segmenter vos achats si vous en percevez le besoin, à savoir si par exemple vous décelez un nombre de fournisseurs importants sur un segment d’achat et que vous voulez en comprendre la raison.

  1. Analyser vos achats par fournisseurs

Cette étape doit vous permettre de restituer une vision par fournisseur des segments et volumes d’achats qui lui sont confiés.

  1. Présentez vos résultats aux décideurs

Une représentation visuelle de vos achats par famille et par segment (par exemple sous forme de camemberts ou de barres) vous permettra de mettre en exergue le comportement en matière d’achat de votre organisation et de proposer des analyses plus poussées sur la base des informations que vous aurez collectées.

De même, une représentation de vos achats par fournisseur, vous permettra d’identifier vos fournisseurs principaux et les catégories d’achats qui leurs sont confiés.

  1. Soyez force de proposition

Au vu des analyses que vous aurez réalisées, vous serez en mesure de faire des propositions d’actions qui devront être entérinées par les décideurs. N’oubliez pas de quantifier les avantages et inconvénients de vos propositions, d’identifier qui serait amener à les réaliser et à quelle échéance. Vous enrichirez ainsi votre Plan d’Action Achat et participerez à la définition de la Politique d’Achat de votre organisation.

N’oubliez pas de proposer une mise à jour annuelle de cette cartographie afin de mesurer l’impact des décisions prises !

Vous voulez aller plus loin et être accompagné par Efficience Achat?

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