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Le sourcing dans les achats

SOURCING ACHAT
Le sourcing pour un acheteur c’est quoi ?

Pour un acheteur, le sourcing consiste à questionner un potentiel panel fournisseur sur une intention d’achat. En  analysant les réponses obtenues il pourra adapter sa stratégie d’achat. Et ce avant tout démarrage d’appel d’offre ! Inutile de vous dire combien l’anticipation est primordiale …

Le sourcing pour un fournisseur c’est quoi ?

Le sourcing permet aux fournisseurs d’être alertés d’une intention d’achat. Ainsi, ils peuvent se faire connaître auprès de l’acheteur et valoriser leur savoir faire.

Quels sont les avantages du sourcing ?

Le sourcing permet aux acheteurs d’identifier les fournisseurs pouvant répondre à leurs besoins.  Pour cela un dialogue est établi. L’acheteur est alors à même de faire une étude de marché complète et d’adapter les éléments de la future consultation si nécessaire (cahier des charges, allotissement, exigences RSE, analyse des risques…) .

1ère étape du sourcing: Identifier les fournisseurs à interroger.

Cette étape est bien souvent longue et délicate à mener. Il s’agit en effet de qualifier le fichier obtenu afin de partir sur de bonnes bases (nom et coordonnées des personnes qui recevront l’invitation à participer au sourcing).

Le fédérations professionnelles, chambres de commerce, d’industrie, d’artisanat et de métier sont des sources d’information fiables. Mais il ne faut pas négliger la collecte d’information via internet, les contacts spontanés ou les rencontres lors de salons professionnels. De même, le benchmark auprès d’autres acheteurs est aussi une source d’information toujours pertinente.

2ème étape du sourcing: Définir les modalités d’échange et de questionnement avec les fournisseurs interrogés .

Selon le nombre de fournisseurs à interroger, l’importance du futur marché, le délai imparti pour réaliser le sourcing, différentes solutions sont possibles :

  • interviews par téléphone
  • entretiens présentiels
  • questionnaires envoyés par mail

Il est à noter que dans tous les cas, une traçabilité écrite est nécessaire.

Dès cette étape et parfois même  avant, l’acheteur devra définir quels acteurs internes sont associés au sourcing (prescripteurs, juristes, …).

3ème étape du sourcing: Définir le contenu du questionnaire

Dans un premier temps, une présentation du projet d’achat s’impose. Elle doit être la plus simple et précise possible afin de bien présenter le contexte au fournisseur qui va être questionné (délais, zones géographiques, contenu de la prestation, exigences techniques incontournables…).

A ce stade, les informations données aux fournisseurs se doivent d’être suffisamment précises pour qu’ils comprennent le contexte sans toutefois donner un avantage concurrentiel à l’un ou à l’autre.

Ensuite les questions sont définies afin de pouvoir collecter les données essentielles à l’analyse du marché. Il s’agit d’apprendre à mieux connaître les fournisseurs, leur savoir faire, leur capacité .

4ème étape du sourcing: organiser et planifier les échanges

Une invitation par mail avec accusé de réception auprès des fournisseurs est en général utilisée. En cas d’interview téléphonique ou d’entretien présentiel il est important de bien préciser les limites de l’échange au thèmes abordés. L’objectif de l’échange doit avant tout de se focaliser sur le besoin exprimé et non sur une présentation commerciale.

Dans le cas de l’envoi d’un questionnaire par mail, il est important de fixer un délai de réponse, de faire le point régulièrement des réponses obtenues et de faire des relances.

5ème étape du sourcing: analyser les résultats

Une analyse et un synthèse des réponses obtenues permettent de faire des propositions pertinentes concernant le futur appel d’offre. Celles-ci permettront de couvrir les risques qui auront été identifiés. Il est à noter que, notamment dans le cas d’un questionnaire, un approfondissement de certaines réponses pourra s’avérer nécessaire.

Règle à respecter impérativement lors du sourcing

L’acheteur devra veiller à respecter et faire respecter la confidentialité sur les échanges que ce soit sur la liste des fournisseurs questionnés, le contenu des échanges et les résultats du sourcing. En bref : motus et bouche cousue !

Pensez aussi à faire signer des engagements de confidentialité que ce soit à l’interne et à l’externe.

Et pour les fournisseurs ?

Depuis que le seuil de passation des appels d’offres sur les marchés publics a été augmenté à 40 000€, les fournisseurs doivent encore plus s’organiser pour participer à cette démarche. Des plateformes d’échanges informatiques sont mises en place pour faciliter le sourcing .

Sachez qu’un guide du sourcing destiné aux acheteurs publics est paru en 2019, il constitue une bonne base de travail.

Faites appel à mes services pour gagner du temps et être efficace !

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