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les 5 clés d’une expression du besoin réussie

L'expression du besoin constitue la première étape fondamentale du processus achat.

Comme vous le savez déjà sûrement, vous devez rationaliser votre expression du besoin. Cela permettra à l’achat de se dérouler de manière optimale (cf article « améliorer le processus achat ») et ce quel que soit le type d’achat.

Voici 5 clés qui vous permettront, si vous les mettez en œuvre, de poser les bases d'un achat performant :

1 Avant tout, exprimez le besoin en objectif de résultat,

Mentionnez bien ce qui est fondamental  pour le futur utilisateur, que ce soit en terme de résultat (le produit ou service fini) ou en terme de délai. Pour un produit, n'imposez pas une marque ou un modèle si des équivalences existent sur le marché. Indiquez les critères RSE que vous exigez. N’oubliez pas d’indiquer un prix maximum à ne pas dépasser.

2 Soyez réalistes dans l’expression du besoin.

Prenez soin de vérifier que votre achat est réalisable, que les contraintes que vous exprimez sont justifiées. Posez-vous la question: des fournisseurs sont-ils capables de nous mettre à disposition le produit que nous décrivons, dans les délais et les prix que nous exigons? Si vous avez le temps pensez à demander à l'acheteur de réaliser un sourcing sur le futur achat .

Demandez-vous s'ils existe des solutions alternatives et si oui examinez les avantages et inconvénients de chacune.

Evitez de tomber dans le piège de la « sur spécification », vous risqueriez de payer trop cher un produit ou un service dont vous n’avez pas complètement besoin.

3 Pensez à associer l’acheteur à l’expression du besoin en amont de sa validation,

En tant que regard extérieur et expérimenté, il vous aidera à respecter les deux précédentes recommandations. Il examinera le marché afin d’identifier les fournisseurs susceptibles de répondre à votre besoin (c’est le sourcing). Il établira, si besoin, un dialogue avec eux afin de d’observer leurs réactions, de relever leurs observations ou propositions d’amélioration.

4 Anticipez votre expression du besoin

Prenez en compte les contraintes de délai du planning achat dans l'expression du besoin. En bref ne vous y prenez pas au dernier moment car cela risque de pénaliser l'acte d'achat.

5 Identifiez bien les interlocuteurs internes et leurs rôles,

Nommez les responsables, les valideurs, les décideurs, les contributeurs … associez les à l'expression du besoin et indiquez leur les dates butées  à respecter, afin de les responsabiliser.

Toutes ces étapes constituent la base d’une expression du besoin rationnelle. Bien sûr, elles peuvent être plus ou moins gourmandes en temps et ressources selon la complexité de l’achat.

Si vous renouvelez un marché pré existant, n’oubliez pas de prendre en compte le Retour d’Expérience qu’il soit interne ou externe.

Dans le cas de marchés à enjeux, une analyse de risques devra venir compléter l’expression du besoin. Elle sera source d’actions à mettre en œuvre dans l’achat afin d’optimiser la couverture des risques identifiés.

Certaines structures utilisent des demandes d’achat afin de formaliser l’expression du besoin, des modèles types sont alors mis en œuvre. Pourquoi pas vous ?

Vous voulez approfondir ce sujet?

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